Llevar al día la contabilidad de tu e-commerce es fundamental si no quieres sufrir algún contratiempo inesperado. Por suerte, hay herramientas que pueden ayudarte a realizar facturas, nóminas, presupuestos y más para gestionar tu pyme de manera efectiva
Como propietario de un negocio online, es fundamental que tengas un sólido conocimiento de tus finanzas y un registro minucioso de todas tus transacciones comerciales. Esto no solo te da ventaja a la hora de tomar decisiones importantes, sino que además te mantendrá organizado y enfocado en lograr tus objetivos. Muchas veces, la contabilidad puede ser una tarea que precisa mucho tiempo para muchos propietarios de e-commerce, aunque es muy necesaria para hacer un seguimiento, administrar y optimizar el crecimiento de una pyme a lo largo del tiempo.
A medida que pasa el tiempo, surge la necesidad de invertir en una herramienta de contabilidad para tu e-commerce, ya sea para gestionar todos los flujos de efectivo, la preparación de impuestos o necesites ayuda con la nómina, los informes, las previsiones, etc. Desde la facturación hasta la contabilidad y el seguimiento de los gastos, son muchos los factores que se deben tomar en cuenta al elegir la mejor herramienta para tus necesidades. Sin embargo, la elección es esencial, puesto que simplifica todas las finanzas de las pequeñas empresas.
Sin una herramienta de contabilidad en un e-commerce dedicado, mantenerse al día en los libros puede ser verdaderamente agotador y llevar mucho tiempo. Por eso, es uno de los elementos que no pueden faltar en una tienda online, ya que, gracias a estas, puedes realizar fácilmente un seguimiento detallado de todos los gastos, facturas, y ventas ¿Todavía no tienes la tuya? Entonces, puedes elegir entre los 6 mejores softwares de contabilidad para tu pyme que a continuación te vamos a mencionar.
Pero, antes de empezar a mencionarte cuáles son las mejores herramientas de contabilidad que todo negocio online necesita, te explicaremos las razones por las que deberías usar uno de estos softwares.
¿Por qué tu e-commerce necesita una herramienta de contabilidad?
Al momento de llevar un registro de todas las operaciones financieras, la contabilidad es clave para evaluar la rentabilidad de tu tienda online, estudiar la evolución de diferentes partidas y realizar los ajustes pertinentes. Por eso, es tan importante contar con una herramienta de contabilidad, ya que además de simplificarte todas las gestiones de tu e-commerce, puede ayudarte a registrar toda la actividad económica de tu negocio y disfrutar de algunas ventajas como las siguientes:
Obtener informes financieros precisos
Tener todas tus finanzas de forma clara y precisa frente a ti, desglosadas en tablas y gráficos te ayuda a visualizar mejor la información de contabilidad. Esta precisión hace una gran diferencia al ayudarte a comprender absolutamente los estados financieros de tu negocio en un momento determinado.
Con una herramienta de contabilidad puedes obtener de manera muy sencilla cualquier información sobre tendencias individuales y perspectivas generales. Este tipo de software te permite observar tus finanzas en cualquier momento, en vez de consultar con varios departamentos y esperar hasta fin de mes.
Del mismo modo, puedes obtener información importante sobre los métodos de gasto de los clientes. La investigación en profundidad de los clientes es esencial para ser una Startup de e-commerce exitosa.
Contabilidad fiel y exacta
Independientemente de qué tan bueno seas tú o tu equipo de contabilidad para realizar los cálculos de forma manual, las personas siempre estamos propensos a cometer errores de un modo que las computadoras simplemente no lo hacen. El procesamiento de pagos integrado es mucho más preciso en transacciones individuales. Además, es capaz de detectar errores en las categorías de información para mantener la precisión general.
Colaborar entre departamentos
Muchas empresas coinciden en que la colaboración entre departamentos es idónea para los negocios. Lo que también es realmente cierto para la contabilidad. Hacer que las finanzas de tu e-commerce sean accesibles para ventas, nómina, marketing, evaluación de inventario, etc., facilita que todos trabajen en conjunto para tomar las decisiones pertinentes para la gestión de las finanzas del negocio.
Las 6 mejores herramientas de contabilidad para tu e-commerce
Hay algunos programas de softwares de contabilidad más populares que otros, debido a su serie de funcionalidades y precio. A continuación, te mencionamos las mejores herramientas de contabilidad para propietarios de e-commerce.
Quikbooks Online
Comenzamos con una de las herramientas de contabilidad más reconocidas en el mundo del e-commerce, y es que probablemente es uno de los programas más famosos cuando se trata de software de contabilidad y teneduría de libros para pymes, y por una buena muy razón. Pues, este programa ofrece una serie de características y funcionalidades que la mayoría de los e-commerces necesita para administrar todas sus necesidades de contabilidad, y que, gracias a ellas, lo posicionan como la opción más completa en cuanto a la gestión de una pyme.
Algunas de sus principales funcionalidades incluyen:
- Realización de nóminas.
- Gestión de facturas de proveedores y vendedores.
- Crear informes financieros detallados.
- Seguimiento de gastos.
- Administración y seguimiento de inventario.
- Seguimiento de pedidos de múltiples fuentes.
- Clasificación y registro de todos los movimientos de tu cuenta bancaria
- Envío de datos a aplicaciones de terceros.
Respecto al precio, Quikbooks Online te ofrece un periodo de prueba totalmente gratuito de 30 días, por lo que luego deberás optar por alguno de sus planes pagos que oscilan entre los 5 $ y 28 $ mensuales. Esto la convierte en una herramienta de contabilidad increíblemente asequible para tiendas online.
Xero
Xero es ampliamente considerado como una herramienta de contabilidad versátil muy apropiada para propietarios de tiendas online, este avanzado software se ha popularizado entre otras opciones de software de contabilidad al brindar una funcionalidad simplificada y planes asequibles. Además, ofrece un panel con una interfaz de usuario hermosamente diseñada que optimiza la usabilidad general y brinda una descripción completa de tus gastos generales.
Este software ofrece diversas funciones sólidas que ayudan en la contabilidad, entre las que destacan las siguientes:
- Gestión de gastos.
- Gestión de nóminas.
- Recibe pagos en más de 160 monedas con conversiones automáticas.
- Tipos de cambio actualizados cada hora.
- Envío de facturas y presupuestos.
- Declaraciones de gastos y seguridad de datos.
- Conciliación automática de tus cuentas.
- Seguimiento de tu inventario.
- Realización de pedidos a tus proveedores (en caso de que te dediques a la venta online y offline)
Xero, al igual que Quikbooks Online, ofrece un periodo de prueba gratuito durante 30 días, en el que podrás disfrutar de todas sus características para que luego, si te convence, decidas entre algunos de sus planes pagos que oscilan entre los 20$ y los 40$ al mes.
Wave
Un software de contabilidad que no puedes dejar de probar para manejar tu pyme es Wave. Una solución integral perfecta para propietarios de tiendas virtuales que desean un control detallado sobre sus finanzas. Este software les permitirá optimizar su contabilidad financiera, declaraciones de impuestos y facturación.
A través de su portal sencillo, práctico y centralizado les brinda información detallada y les permite llevar un seguimiento eficiente de sus ingresos, gastos, facturas recibidas y emitidas, recibos, pasivos, activos y más manejados en su negocio online. Wave fue creado pensando en las necesidades del emprendedor de la actualidad, por lo que dentro de sus múltiples funciones también se encuentra la posibilidad de emitir informes precisos y exportables sobre cada movimiento contable, proporcionando además otros productos Wave para realizar nóminas, pagos y facturaciones.
Y lo mejor de todo es que Wave es totalmente gratuito. ¡Sí! Este software no tiene ningún costo de instalación, ni cargos ocultos, ni precios recurrentes de los que haya que preocuparse. Esto también incluye transacciones bancarias y con tarjeta de crédito ilimitadas.
Freshbook
Otra herramienta de contabilidad que se está convirtiendo en la favorita de muchos emprendedores y microempresarios es Freshbook. Un software muy adecuado para negocios de e-commerce que necesitan una solución todo en uno. Su simplicidad para crear y dar seguimiento a las facturaciones de forma automática garantiza una gestión de cobranza y pago más oportuna que permite ahorrar tiempo y llevar un control de registro más preciso y práctico.
Uno de los aspectos más positivos de esta herramienta es la forma en la que se encarga de facturar por ti. El mismo te permite aceptar pagos frecuentes dentro de la plataforma, vincular su tarjeta de crédito a clientes habituales o procesar cualquier pago de forma automática, apenas recibes una factura. Además, Freshbooks es muy fácil de usar y ofrece una magnífica atención al cliente.
La razón por la que FreshBooks es tan popular es especialmente por su precio. Pues tiene un costo de tan solo $15 al mes o más dependiendo del número de integrantes. Para las necesidades empresariales, también tiene planes personalizados disponibles y, permite, además, el envío de información a través de informes que le harán mucho más fácil la tarea al administrador para que establezca estrategias a futuro y efectúe las retenciones de impuesto respectivas.
Sage 50
Es otro excelente producto de software de contabilidad que no puede faltar en esta lista de las mejores herramientas de contabilidad. Se trata de un programa completo basado en la nube con amplias opciones de personalización y funcionalidad avanzada para que el software se ajuste absolutamente a tus necesidades.
Su portal ofrece una experiencia de usuario bastante sencilla y directa. Al momento de registrarse, Sage proporciona un conjunto de herramientas de registro que puedes usar para configurar de forma rápida tus opciones de ventas y gastos, administrar y rastrear el inventario, así como realizar la configuración de tus declaraciones de impuestos.
Sage para los contadores resulta muy fácil de comprender, incluso, muchas veces este software parece una aplicación más orientada a contadores que a propietarios de pymes. Para los principiantes, resulta ideal, ya que pueden generar facturas y aceptar pagos online a un costo muy asequible de $9 mensuales. Para aquellos que necesitan más funciones, pueden actualizar a Sage 50 Accounting a un precio de $14 al mes para obtener una descripción general financiera de la empresa, crear informes contables y realizar un seguimiento del tiempo y los gastos, además, esta actualización se integra perfectamente con Microsoft Office.
Zoho Books
Y, finalizamos con una herramienta de contabilidad que forma parte del reconocido sistema de gestión Zoho, un software ideal para todo tipo de empresas. Por lo que, si ya estás familiarizado con la marca, este programa te podría resultar una excelente opción para automatizar los flujos de trabajo financiero en tu departamento de contabilidad.
Y es que Zoho Books tiene todas las funciones que se esperan de un software de contabilidad, además del seguimiento del tiempo, entre otras funciones ideales para la venta de servicios y no exclusivamente de productos. Aparte de estos, otras funcionalidades que lo caracterizan son:
- Creación y envío de presupuestos.
- Gestión de nóminas y facturación.
- Seguimiento y manejo de gastos.
- Envío de gastos y facturas.
- Control de deudas de los clientes.
- Principales gastos.
Esto no es todo, Zoho Books también permite el seguimiento de las ofertas hasta los pedidos de venta, para que no tengas que preocuparte por consumar esas tareas que requieren mucho tiempo por tu cuenta. Además, cuenta con herramientas de informes muy prácticas que te permiten obtener una descripción clara de cómo le está yendo a tu tienda online.
El periodo de prueba gratuito de Zoho Books es de 14 días y sus planes pagos oscilan entre los 9 y 29 $ al mes facturados de forma anual. Por último, te recomendamos elegir tu plan ideal enfocándote en el tamaño de tu negocio, tu nicho de mercado y el número de empleados que dispongas.
En definitiva, estas son algunas de las mejores herramientas de contabilidad para pymes para que elijas una de acuerdo a tus necesidades específicas. Pero, ¿Aún no sabes cuál de estas elegir? No te inquietes, si necesitas asesoría de expertos, nuestro equipo de diseño de tiendas online en Venezuela están dispuestos a ayudarte para que lleves tu proyecto de e-commerce a otro nivel.